Ułatwimy życie naukowcom w WIM

- Postaramy się, aby naukowiec zainteresowany pozyskaniem grantu otrzymał kompleksową informację i wsparcie w jednym miejscu Instytutu. Przyjdzie do naszego Wydziału, dostanie „opiekuna projektu”, który weźmie na siebie koordynację formalności w różnych komórkach. Chciałabym doprowadzić do wdrożenia w WIM takich rozwiązań, aby naukowiec zajmował się badaniami, a Wydział załatwianiem spraw formalno-prawnych. Niech każdy robi to, w czym jest dobry – mówi Ariadna Bednarz, która kierować będzie Wydziałem Wsparcia i Zarządzania Projektami.

Rozmowa z Ariadną Bednarz, która kierować będzie Wydziałem Wsparcia i Zarządzania Projektami:

Jakie ma pani doświadczenie w pozyskiwaniu funduszy zewnętrznych?
Od prawie 9 lat zajmuję się realizacją projektów związanych z pozyskiwaniem funduszy: ze źródeł europejskich oraz krajowych. Do tej pory pracowałam zarówno w uczelni, instytucjach „trzeciego sektora”, prywatnej firmie i w charakterze niezależnego konsultanta. Jako kierownik, koordynator lub opiekun byłam zaangażowana w realizację prawie trzydziestu projektów. Każdy z nich trwał co najmniej dwa lata i wart był minimum pół miliona złotych. W sumie - samodzielnie bądź w zespole - brałam udział w przygotowaniach około stu wniosków o dofinansowanie. £ącznie udało się pozyskać jakieś trzydzieści milionów złotych.

To dosyć skromnie w porównaniu z projektami realizowanymi w WIM?
Jeśli zestawimy sumy, to tak. Ale porównywanie projektów tylko ze względu na ich wartość czy kwotę dofinansowania jest zbyt dużym uproszczeniem. Pracowałam na rzecz wsparcia edukacji i przedsięwzięć prospołecznych. W tych branżach takie kwoty robią wrażenie. Choć faktycznie, z punktu widzenia WIM może niekoniecznie. Ale ten szpital jest swoistym fenomenem. Należy do czołówki instytucji ubiegających się o środki zewnętrzne na prowadzenie badań oraz inwestycji. Natomiast sama filozofia pozyskiwania funduszy zwykle jest taka sama. Czy staramy się o piętnaście tysięcy, czy piętnaście milionów złotych, trzeba przejść przez trudną i długą ścieżkę.

No właśnie. Dlaczego instytucje publiczne niezbyt chętnie chcą korzystać z okazji, jakimi są fundusze spójnościowe?
Ogłoszenie o konkursie wraz z podstawową dokumentacją to najczęściej 30-40 stron maszynopisu, do tego dochodzą szczegółowe instrukcje. Samo przeanalizowanie informacji o tym, że są jakieś pieniądze do pozyskania zajmuje kilka dni. Przygotowanie dokumentacji jest bardzo skomplikowane. Drobny błąd może skutkować poważnymi karami. Stąd obawy.
Za każdym razem należy przeprowadzić analizę kosztów i korzyści. To masa wytycznych, opisów programów, zasad kwalifikowania wydatków, które trzeba przestudiować. Każdy to grube tomisko. Np. tylko fragment dotyczący promocji projektu liczy kilkadziesiąt stron, dokładnie określa jak należy wyeksponować logo na każdej teczce czy zaproszeniu, na jakiej wysokości ma być powieszona tablica informacyjna, jakie ma mieć wymiary, jaką wysokość liter. Pomylenie choćby jednego z tych parametrów powoduje problemy przy rozliczeniu projektu. Dlatego przygotowanie wniosku, analiza finansowa, studium wykonalności to dokument liczący około sto stron.

Nie przesadza pani?
Kiedyś miałam kontrolę w ramach której – z linijką w ręku - sprawdzano czy logotyp programu unijnego na naszym papierze firmowym jest w odpowiedniej odległości od krawędzi kartki. Innym razem świetny merytorycznie projekt, przygotowywany przez długie miesiące, został odrzucony ponieważ nie zawarliśmy w nim jednej, drobnej informacji - o zgodności projektu z prawodawstwem krajowym. Żeby było ciekawiej, takie sformułowanie znalazło się w treści naszego wniosku. Ale dotyczyło prawa wspólnotowego, a nie krajowego. To był błąd. Dość kosztowny zresztą.
Mówiąc o pozyskiwaniu pieniędzy, musimy również pamiętać, że ich rozliczanie nie kończy się wraz z przecięciem wstęgi i otwarciem nowej inwestycji. Przez kilka, a niekiedy kilkanaście lat trzeba udowadniać, że Unia dobrze wydała pieniądze. Należy przygotowywać okresowe raporty na temat wykorzystania sprzętu, który zakupiono w ramach dofinansowania. To co zaplanowaliśmy we wniosku musimy skrupulatnie realizować. A jest wiele zmiennych, które trzeba uwzględniać. Np. odejście z pracy jednego z kilku ludzi obsługujących sprzęt powoduje, że urządzenie nie będzie działało z taką wydajnością, jaką założono we wniosku. To może być powód do płacenia kary.

W jaki sposób kierowany przez panią wydział ułatwi życie pracownikom WIM?
W jednym miejscu będziemy zbierać informacje o wszystkich możliwych źródłach dofinansowania. A jest ich naprawdę sporo. W WIM osoby zainteresowane prowadzeniem badań czy inwestycjami mogą korzystać z wielu źródeł. Od środków własnych Instytutu, w przypadku realizacji projektów statutowych, przez m.in. fundusze krajowe, „unijne”, po Programy Ramowe jak np. „Horyzont 2020”. Jeśli dane o tym wszystkim znajdą się w jednym miejscu, łatwiej będzie podpowiedzieć, skąd najlepiej pozyskać fundusze. Powinno to też ułatwić karierę naukową pracowników, którzy otrzymają lepszy dostęp do wiedzy o źródłach finansowania ich projektów.
Do naszych zadań należeć będzie także bieżące wsparcie i monitoring realizowanych projektów. Wiedza skoncentrowana w jednym miejscu ułatwi działania. Wypracowanie jednakowych standardów dla całego WIM, który jest przecież olbrzymią instytucją, zatrudniającą ponad trzy i pół tysiąca ludzi powinno doprowadzić do minimalizacji ryzyka wystąpienia „kosztów niekwalifikowalnych” czyli takich, których nie udało się przewidzieć przy pisaniu wniosku.

Co będzie prostsze, klarowniejsze?
Mogę mówić tylko o sprawach wynikających z mojego zakresu obowiązków. Ideałem do którego chcę dążyć to wykreowanie zespołu „opiekunów projektów”. Żeby było tak, jak z jednym okienkiem w urzędach. Postaramy się, aby naukowiec zainteresowany pozyskaniem grantu otrzymał kompleksową informację i wsparcie w jednym miejscu Instytutu. Przyjdzie do naszego Wydziału, dostanie „opiekuna projektu”, który weźmie na siebie koordynację formalności w różnych komórkach. Chciałabym doprowadzić do wdrożenia w WIM takich rozwiązań, aby naukowiec zajmował się badaniami, a Wydział załatwianiem spraw formalno-prawnych. Niech każdy robi to, w czym jest dobry.

Proszę nie mówić, że naukowiec przyjdzie, powie „chcę pieniądze na badania”, a kolejna wizyta będzie związana z podpisaniem umowy na dofinansowanie?
Nie, tak dobrze nie będzie. Naukowiec musi przygotować „wsad merytoryczny”. My zajmiemy się wsparciem, koordynowaniem przygotowania wniosków. Tak, żeby pomysłodawca nie musiał przekopywać się przez tony dokumentacji. My mu wskażemy co jest ważne. My dopilnujemy terminów. My doradzimy. Przekładając to na wspomniany już przykład związany z umiejscowieniem logotypów na materiałach promocyjnych: to będzie nasze zadanie, żeby merytorycznie opisany projekt badawczy przełożyć na wniosek, który spełnia wszystkie wymagania formalne.
Chcemy też przekonać naukowców do przekuwania sukcesów małych projektów w inicjatywy na szerszą skalę. Nasz cel to wykreowanie kultury organizacyjnej „rozwoju poprzez projekty”. W oczywisty sposób wpłynie to pozytywnie na samych badaczy.
Wsparciem zostaną też objęte inne jednostki organizacyjne WIM. Pamiętajmy, że projekty to nie tylko nauka, ale także inwestycje. Również w przypadku projektów inwestycyjnych wszelkie sprawy formalno-prawne też będą leżały po stronie Wydziału.

Brzmi pięknie. Ale czy na pewno uda się utrzymać pozycję lidera w pozyskiwaniu funduszy?
Nic nie jest dane raz na zawsze. Poważni inwestorzy nie chcą niepotrzebnie ryzykować. Podejmują współpracę w takich miejscach, w których ryzyko zaprzepaszczenia pieniędzy jest najmniejsze. Dlatego przewidujemy działania związane z promocją wizerunku WIM. Instytut ma dobrą markę. Będziemy pracować nad jeszcze lepszą. Tak, by docelowo móc odcinać kupony od tego co już osiągnęliśmy. Jeśli po kraju i świecie rozejdzie się wieść, że jesteśmy w tym dobrzy, to inne instytucje będą się same zgłaszać z propozycjami dołączenia do ich następnych projektów.

Rozmawiał: Jarosław Rybak
Fot. z archiwum Ariadny Bednarz

Dowiedz się więcej o pozyskiwaniu funduszy zewnętrznych przez Wojskowy Instytut Medyczny: