NOWY SYSTEM ZARZĄDZANIA ADMINISTRACJĄ W KLINICE OKULISTYKI

Na początku 2018 r. w Klinice Okulistyki Wojskowego Instytutu Medycznego zostały zainicjowane zmiany administracyjne wprowadzające nowe rozwiązania w systemie zarządzania Kliniką. Między innymi utworzone zostało stanowisko „Koordynatora Administracyjnego”, dzięki któremu zwiększono efektywność pracy personelu medycznego, co przełożyło się na zwiększenie efektywności działania Kliniki.

Z dniem 1 lutego br. pani Agata Piskorz objęła stanowisko Koordynatora Administracyjnego i podjęła się wykonania tego ważnego zadania. W rozmowie z panią Agatą prześledzimy argumenty i decyzje, które zdecydowały o zapoczątkowaniu nowej zmiany organizacyjnej w skali całego Instytutu.

Skąd pomysł tej zmiany i decyzja o powołaniu stanowiska koordynatora administracyjnego?
Pomysł zmian powstał przede wszystkim z potrzeby odciążenia personelu medycznego od zadań typowo administracyjnych. Razem z wejściem w życie nowych procedur wizyta lekarska czy zabieg zajmowały coraz więcej czasu, ze względu na konieczność uzupełnienia dokumentacji. Idea zmiany organizacji pracy Administracji w Klinice została zaproponowana przez Dyrektora WIM gen. dyw. prof. dr hab. n. med. Grzegorza Gieleraka i jego Zastępcę ds. Naukowych, Kierownika Kliniki Okulistyki płk. prof. dr. hab. n. med. Marka Rękasa. Celem było usprawnienie pracy personelu medycznego tj. odciążenie od pracy typowo biurowej, a także uszczelnienie procedur dotyczących rozliczania z NFZ.
Moje stanowisko powstało wraz z moim pojawieniem się w WIM i nosi nazwę „Koordynator Administracyjny”. Moim głównym zadaniem było przekształcenie pomysłu Dyrektorów na pracę Kliniki, a następnie jej stałe usprawnianie. Podstawą mojej działalności jest śledzenie ścieżki pacjenta od momentu jego pojawienia się w klinice oraz jego kontakty z personelem medycznym. Na każdym etapie stawiane jest pytanie: jakie czynności, w które dziś angażowany jest personel medyczny mogą zostać zastąpione przez pracowników niemedycznych. Ewentualnie, jak zmienić dotychczasową organizację pracy, w części dotyczącej obsługi pacjentów, aby poniesione nakłady pracy były jeszcze bardziej efektywne. Zostałam również włączona do zespołu ministerialnego, pracującego nad powołaniem nowego zawodu o roboczej nazwie Asystent Informacji Medycznej. Obecnie w Ministerstwie Zdrowia – równolegle ze podjętymi działaniami w Instytucie – trwają prace nad zmianą systemu zarządzania administracją. Wszystkie pomysły zgłoszone przez członków zespołu są jeszcze w fazie projektu. Cieszy to, że w Instytucie nowy system wszedł już w życie, powołane zostało stanowisko Medyczny Asystent Administracyjny (M.A.A.) oraz wyznaczeni na nie pierwsi pracownicy.

Na czym polega zwiększenie efektywności pracy personelu medycznego?
Ogólnie ujmując dzięki odciążeniu od zadań typowo administracyjnych personel medyczny ma możliwość przyjęcia większej liczby pacjentów. Zadaniami administracyjnymi zajmują się już Medyczni Asystenci Administracyjni. Do niedawna praca administracyjna w placówkach medycznych dotyczyła bezpośredniej obsługi pacjenta, czyli rejestracji, zapisów oraz porządkowania i wyszukiwania szeroko rozumianej dokumentacji medycznej. Stanowisko M.A.A. bardziej ingeruje w pracę personelu medycznego. Kompletowanie dokumentacji medycznej na różnych etapach jej powstawania oraz rozliczanie procedur medycznych to tylko te najbardziej czasochłonnej zadania, które dziś przejął personel administracyjny.  

Takie rozwiązanie w klinice funkcjonuje już jakiś czas, co udało się już ulepszyć?
Zdecydowanie ulepszeniu uległ bilans końcowy działalności Kliniki, co widać na zestawieniach przedstawianych na odprawach Kadry Kierowniczej przez Kierownik Wydziału Sprzedaży Świadczeń Medycznych i Analiz Barbarę Grudek.  Patrząc od strony ekonomicznej lekarz – operator oraz lekarz prowadzący pacjenta zabiegowego, zamiast zajmować się dokumentacją okołooperacyjną może w tym czasie zbadać czy zoperować kolejnego pacjenta. Ilość pacjentów zwiększa się, dzięki czemu możemy sprostać wymaganiom kontraktowym, często zwiększanym w ciągu roku. Należy podkreślić, że zysk ekonomiczny jest ważny, ale również, a może i przede wszystkim korzystają na tym rozwiązaniu pacjenci Kliniki, którzy w większej niż do tej pory liczbie otrzymują świadczenia w krótszym terminie.
Kolejną zaletą jest pilnowanie przez M.A.A. poprawności dokumentacji oraz dbałość o szybkie i efektywne jej kodowanie.

Tak, kodowanie to jedna z ważniejszych codziennych czynności wykonywanych w klinice, czy również w tym zakresie osiągnęliście korzyści, większą efektywność z wprowadzenia nowego systemu zarządzania?
Kodowanie jest bardzo ważne w pracy każdej kliniki i poradni ze względu na to, iż jest to jedyna forma rozliczenia się z działalności medycznej z NFZ.
Klinika okulistyki pod tym względem jest bardzo wymagająca. Dziennie około 230-250 pacjentów odwiedza nasze poradnie, a około 40-60 pacjentów jest operowanych.
Dzięki temu, że wszystkie te procedury są kodowane przez M.A.A. trwa to krócej, jest robione na bieżąco, według wcześniej ustalonych reguł, a w razie potrzeby omawiane z lekarzami i korygowane w przypadkach tego wymagających.

A czy są przewidziane jeszcze inne możliwości na zwiększenie efektywności pracy kliniki?
W planach i to dosyć nie dalekich jest zdalny kontakt (rozważane są różne narzędzia komunikacji bezprzewodowej) pomiędzy blokiem operacyjnym a M.A.A. zajmującym się dokumentacją pacjenta. W chwili obecnej operator po każdym zabiegu musi opisać go w systemie, a pielęgniarka instrumentariuszka wypełnić dodatkowo ręcznie księgę operacyjną i inne dokumenty prawnie wymagane. Kontakt ma na celu przekazanie informacji M.A.A. na bieżąco o przebiegu zabiegu, co zostanie przez niego wpisane do systemu. Po wpisaniu tych informacji M.A.A. przygotuje do akceptacji zespołów z bloku wydruki raportów i „stron” księgi zabiegowej.
Kolejnym pomysłem profesora Rękasa jest wprowadzenie telefonicznych kontroli pooperacyjnych następnego dnia. Odpowiednio przeszkolona osoba będzie dzwonić do pacjentów operowanych poprzedniego dnia i pytać o konkretne zachowania i dolegliwości, po czym będzie decydować, czy pacjent powinien stawić się w klinice osobiście, czy wystarczy, że przyjdzie na wyznaczoną wizytę kontrolną za 7 dni.

Czy to rozwiązanie będzie można zastosować w pozostałych klinikach Instytutu?
Myślę, że takie rozwiązanie będzie działało w każdej Klinice, zarówno takiej, w której codziennie dokonuje się wielu procedur medycznych, jak również w Klinikach, gdzie procedur jest mniej. Najważniejsze, aby w każdym przypadku proponowane rozwiązanie organizacyjne było indywidualnie dopasowane do bieżących i przyszłych potrzeb każdej kliniki, w efekcie realnie usprawniało jej pracę.

Dziękuję za rozmowę życzę dalszych sukcesów.
Rozmawiała Małgorzata Złotkowska